Unternehmen verzichten durch eine verzögerte Zeiterfassung auf viel Ertrag und Umsatz. Dabei könnten sich die Umsätze sogar wesentlich erhöhen lassen – und das ohne einen großen Aufwand.

Durch die digitale Erfassung der Arbeitszeiten, beispielsweise in Form einer praktischen SAAS-Lösung, ist es möglich, den Kundenservice wesentlich effektiver zu gestalten. Die Zeiten werden durch die innovativen Lösungen stets umgehend erfasst, wodurch die Abrechnung der Arbeit des Kundendienstes stets zeitnah erfolgen kann.

Der folgende Beitrag macht deutlich, inwiefern sich die digitale Zeiterfassung positiv auf den Arbeitsalltag in Unternehmen auswirkt.

Kosten für digitale Zeiterfassung amortisieren sich schnell

Techniker verbringen in der Regel viel Zeit am Tag mit papierbasierten Dokumentationen und der Suche nach Informationen. Verliert ein Techniker jedoch lediglich sechs Minuten pro Tag bei unnötigen Arbeiten, sind dies ganze drei Arbeitstage pro Jahr, auf welche das Unternehmen verzichten muss.

Wird jedoch im Jahr auch nur ein Tag produktiver gearbeitet und diese Arbeitsleistung entsprechend verrechnet, können die geringen Kosten, die für die Implementierung der digitalen Zeiterfassung in Unternehmen anfallen, bereits wieder vollständig ausgeglichen werden.

Werden die im Rahmen des Kundenservice ausgeführten Arbeiten von dem Techniker auf Papier erfasst, verursacht dies bereits Kosten für das Unternehmen. Studien kamen zu dem Ergebnis, dass durch eine um lediglich eine Woche nach dem eigentlichen Serviceeinsatz verzögerte Fakturierung oder zeitliche Zuordnung, im Durchschnitt bereits 15 Prozent des produktivierbaren Umsatzes verlorengehen. In einem Monat können so sogar bis zu 30 % zusammenkommen.

Der Grund dafür liegt auf der Hand: Die geleistete Arbeitszeit eindeutig zuzuordnen, wird im Laufe der Zeit stetig schwieriger. Das Ergebnis besteht dann häufig in einer Abrechnung, welche zu Lasten des Unternehmens geht. Die Stunden, die normalerweise abzurechnen wären, sind nicht klar definiert und fallen daher oft aus der Rechnung heraus.

Nicht berücksichtigt ist dabei die Kreativität der Kunden, wenn es darum geht, dass sie eine Rechnung nach einem gewissen Zeitraum nicht mehr gewillt sind, vollständig zu bezahlen. Durch den längeren Zeitraum kommt es daneben auch zu einem Zinsverlust.

So kann davon ausgegangen werden, dass Unternehmen pro Jahr und Kundendiensttechniker schon bei einer wöchentlichen Fakturierung rund 400 € verlieren. Wird die Fakturierung lediglich monatlich durchgeführt, beträgt der Schaden pro Jahr sogar 1.700 €. Falls auch Ersatzteile, die bei dem Einsatz eventuell nötig wurden, erst zusammen mit der Arbeitszeit berechnet werden, wachsen die genannten Beträge um weitere Faktoren an.

Diese Ausführungen zeigen, welche große Bedeutung einer digitalen Zeiterfassung zukommt, die dazu führt, dass Aufträge des Kundenservice umgehend abgerechnet werden können. Zukünftig lässt sich so der Kundenservice in Unternehmen wesentlich effektiver gestalten.

Weitere Vorteile der digitalen Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung bietet darüber hinaus allerdings noch weitere entscheidende Vorteile. Beispielsweise lässt sich die allgemeine Produktivität des Unternehmens durch diese maßgeblich steigern.

Durch die exakte Erfassung der Arbeitszeiten können ohne großen Aufwand aufschlussreiche Analysen und Auswertungen erstellt werden, anhand derer auf einen Blick erkannt werden kann, für welche Arbeiten zu hohe zeitliche Ressourcen investiert werden und an welchen Stellen es sich lohnen würde, zusätzliches Personal einzusetzen.

Intelligente Softwareprogramme können so auch für die Mitarbeiter selbst immense Vorteile bedeuten, da sie effektiv entlastet werden, wenn anhand von Daten, Fakten und Zahlen offensichtlich wird, dass in gewissen Bereichen eine zu hohe Arbeitsbelastung herrscht.

Software as a Service (SaaS)

Software as a Service bedeutet einfach ausgedrückt, dass ein Programm nicht bei Ihnen lokal am Rechner installiert wird oder auf einem firmeneigenen Server läuft, sondern bei einem externen Dienstleister. Damit die Software funktioniert, müssen Sie allerdings mit dem Internet verbunden sein. Dafür müssen Sie sich nicht um Updates, Wartung und Installation kümmern. Populäre SaaS-Kommunikationssoftware ist z.B. Microsoft Teams, Slack oder Chatcloud.

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_Service
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